電話応対で相手の名前が聞き取れない！

 
電話は生き物ですから、さまざまなアクシデントが発生します。

そのひとつが、「相手の名前が聞き取れない」ことです。

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初めて聞く音は聞き取りにくい

会社で電話応対をしていると、さまざまな社名や、名前の人から電話がかかってきます。

入社したての頃は、まだ取引先の社名や、担当者名を覚えていないため、初めて聞く名前ばかりです。

また、人によっては発音がわかりにくかったり、早口でしゃべる人など、さまざまですから、電話応対で正確に聞き取ることは難しいものです。

しかし、電話応対で相手の言葉が聞き取りにくいと思っているのは、あなただけではありません。

なぜなら、誰でも、「初めて聞く音」は、聞き取りにくいという習性をもっているからです。

では、どう応対すれば良いのでしょうか？

丁寧にもう一度聞く

相手に名前を聞き返すのは、心苦しいですが、丁寧に心を込めてお願いすれば相手にも伝わります。

その時は、和らげるクッション言葉を忘れずにいれます

 

 

 

このように、相手に名前が聞き取りにくいということを、やんわりと丁寧に伝えてみましょう。

特定の取引先や名前をメモしておく

どの会社であっても、特定の取引先や、よくかけてくる人は決まっています。

ですから、下準備として、特定の取引先名と名前を紙にメモして覚えておきましょう。

一度、頭に入れておけば、たとえ相手が早口であったり、小さな声であっても断然、聞き取りやすくなります。

受話器の音量を上げる

会社の電話応対は、静かな事務所ばかりとは限りません。

社内によっては、騒がしい場所で受けることもあります。

コピー機やFAX機の近くであったり、ドアの側で、いつも人の出入りがあったりすると、その環境だけで電話の声は遠くなってしまいます。

そのような環境に対応する方法として一番なのは「受話器の音量を上げること」です。

相手の声が「小さい、聞こえにくい」と思ったときに受話器の音量を上げてみるようにしましょう。

あやふやは厳禁

相手の名前が聞き取れなかったときに、わからないまま取次ぎをしてはいけません。

あとで、名前が正しく伝わっていなかったと相手がわかったとき、大きな不信感を抱かせることになります。

また、取り次ぎの用件ミスにもつながります。

まとめ

ビジネスの電話応対は、相手側も、こちら側も、さまざまな環境で話すことになります。

場所によっては騒がしかったり、電波の入り方が悪い場合があります。

さらに、早口や、わかりにくい発音の人もいます。

まずは、落ち着いて、丁寧に、もう一度お願いしましょう。

そして、聞き取りにくかった会社名や、名前はその都度、紙に書いておき把握しておきましょう。

慣れてくれば、同じ人の早口や、わかりにくい発音でも独自のクセがわかるようになり、次第に聞き取れるようになります。