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電話応対が自分ひとりの場合、電話中に他の電話がかかってきたらどうすれば良いのでしょうか?

基本的には最初の電話応対が終わってから、次の電話を取ればOKです。

ですが、最初の電話が長引きそうなときはどうすれば良いのでしょうか?

保留にして判断する

最初に出ている電話(A)が長引きそうなときは、相手に他の電話(B)がかかってきたことを伝えましょう。

そして、どちらの用件が緊急を要するかを判断します。

 

女(困った)

お話の途中、申し訳ございません。他に電話が入ってしまいましたので、少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか?

 

男1(はつげん)

はい。わかりました

※保留にして呼び出し中の電話(B)をとり用件を聞く

 

■緊急だった場合、(B)を保留にして、電話(A)をとる

女(困った)

申し訳ございません。お話の途中、大変恐縮ですが、折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか?

 

男1(えがお)

あ。はい。かまいませんよ

 

■緊急でなかった場合は(B)に折り返しを約束して切る

女(困った)

申し訳ございません。お話の途中、大変恐縮ですが、ほかに電話が入ってしまいましたので、終わり次第、折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか?

 

シニア(発言)

はい。わかりました

※電話(A)にもどる

まとめ

電話応対をひとりでしているとき、複数の電話は焦るものです。

基本は最初の電話を優先にし、次に呼び出し中の電話に出ましょう。

長引きそうなときは、緊急の用件はどちらなのかを判断する必要があります。

「申し訳ございません」

「大変恐縮ですが」

などのクッション言葉を上手に入れて応対しましょう。