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電話応対が自分ひとりの場合、電話中に他の電話がかかってきたらどうすれば良いのでしょうか?
基本的には最初の電話応対が終わってから、次の電話を取ればOKです。
ですが、最初の電話が長引きそうなときはどうすれば良いのでしょうか?
保留にして判断する
最初に出ている電話(A)が長引きそうなときは、相手に他の電話(B)がかかってきたことを伝えましょう。
そして、どちらの用件が緊急を要するかを判断します。
お話の途中、申し訳ございません。他に電話が入ってしまいましたので、少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか?
はい。わかりました
※保留にして呼び出し中の電話(B)をとり用件を聞く
■緊急だった場合、(B)を保留にして、電話(A)をとる
申し訳ございません。お話の途中、大変恐縮ですが、折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか?
あ。はい。かまいませんよ
■緊急でなかった場合は(B)に折り返しを約束して切る
申し訳ございません。お話の途中、大変恐縮ですが、ほかに電話が入ってしまいましたので、終わり次第、折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか?
はい。わかりました
※電話(A)にもどる
まとめ
電話応対をひとりでしているとき、複数の電話は焦るものです。
基本は最初の電話を優先にし、次に呼び出し中の電話に出ましょう。
長引きそうなときは、緊急の用件はどちらなのかを判断する必要があります。
「申し訳ございません」
「大変恐縮ですが」
などのクッション言葉を上手に入れて応対しましょう。