ビジネスの電話では、さまざまな場面での電話応対が要求されます。

その中で、最も難しいのが、相手への要望、断り、謝罪の場面でしょう。

しかし、そのような難しい場面でも、たったひとことを添えるだけで、相手の気持ちを害することなく、スムーズに済ませることができます。

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「ひとこと」があなたの印象をガラリと変える

電話とは言葉のキャッチボールです。

こちらが厳しい球を投げれば、相手も同じく厳しい球を投げ返してくるでしょう。

たとえば、あなたが電話をかけて用件を聞かれたとき・・

 

男(発言)

どのようなご用件ですか?

 

女(ふつう)

恐れ入りますが、どのようなご用件ですか?

 

「どのようなご用件ですか?」だけよりも、「恐れ入りますが」が添えてあるだけで、グッと印象が柔らかくなりますよね?

つまり、このひとことは相手を思いやる気持ちなのです。

では、さまざまな場面で使える、「ひとこと」を覚えて活用しましょう。

お詫びの場面

 

男(困った)

申し訳ございません。

 

男(困った)

失礼いたしました。

 

男(困った)

ご迷惑をおかけいたしました。

断りの場面

 

女(困った)

申し訳ございません。

 

女(困った)

大変失礼ですが・・

 

女(困った)

申し上げにくいのですが・・

 

女(困った)

残念ですが・・

 

女(困った)

偉そうに聞こえてしまいましたら申し訳ございません。

依頼の場面

 

男(ふつう)

恐れ入りますが・・

 

男(ふつう)

お手数ですが・・

 

男(困った)

ご迷惑をおかけしますが・・

 

男(困った)

お忙しいとは存じますが・・

 

男(ふつう)

よろしければ・・

 

男(ふつう)

お差し支えなければ・・

共感の場面

 

男(ふつう)

おっしゃるとおりです。

 

男(困った)

ご事情お察しいたします。

 

男(困った)

それは大変でしたね・・

 

男(困った)

それはご心配ですね・・

感謝の場面

 

女(笑顔)

ありがとうございます。

 

女(ふつう)

恐れ入ります。

 

女(笑顔)

お世話になりました。

 

女(ふつう)

貴重なご意見ありがとうございました。

 

女(ふつう)

今後の参考にさせていただきます。

 

「申し訳ございません」や「ありがとうございます」は当たり前なひとことだからこそ、つい、言いそびれてしまうことが多くあるものです。

そうならないためにも、いつ、どんなときにも、相手を思いやる気持ちを忘れないように応対しましょう。

さらに印象を和らげるときに使いたいフレーズ

では具体的によく使われる印象を和らげるフレーズも覚えておきましょう。

用件の前に添えるフレーズ

 

男(困った)

このような時間にお電話を差し上げて申し訳ございません。

 

女(ふつう)

突然お電話を差し上げて失礼いたします・・

 

男(困った)

話が長くなり、申し訳ございませんが・・

 

女(困った)

まことに勝手ではございますが・・

用件の後に添えるフレーズ

 

女(困った)

お手数をおかけして、申し訳ございませんでした。

 

男性(笑顔)

お忙しい時間にお付き合いくださり、ありがとうございました。

 

女(笑顔)

何かございましたら、私までいつでもご連絡ください。

 

男(ふつう)

ほかに説明でおわかりにくいことはございませんでしょうか?

 

言いにくい要望や、断り、謝罪の場面では、このようなフレーズを、用件の前、中、後に入れることによってグッと会話を和らげることができます。

ぜひ、活用して、上手にあなたの思いを言葉に乗せて、相手に伝えてみてください。