ビジネスの電話では、さまざまな場面での電話応対が要求されます。
その中で、最も難しいのが、相手への要望、断り、謝罪の場面でしょう。
しかし、そのような難しい場面でも、たったひとことを添えるだけで、相手の気持ちを害することなく、スムーズに済ませることができます。
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「ひとこと」があなたの印象をガラリと変える
電話とは言葉のキャッチボールです。
こちらが厳しい球を投げれば、相手も同じく厳しい球を投げ返してくるでしょう。
たとえば、あなたが電話をかけて用件を聞かれたとき・・
[char no=9 char=”男（発言）”]どのようなご用件ですか？[/char]
[char no=14 char=”女（ふつう）”]恐れ入りますが、どのようなご用件ですか？[/char]
「どのようなご用件ですか？」だけよりも、「恐れ入りますが」が添えてあるだけで、グッと印象が柔らかくなりますよね？
つまり、このひとことは相手を思いやる気持ちなのです。
では、さまざまな場面で使える、「ひとこと」を覚えて活用しましょう。
お詫びの場面
[char no=6 char=”男（困った）”]申し訳ございません。[/char]
[char no=6 char=”男（困った）”]失礼いたしました。[/char]
[char no=6 char=”男（困った）”]ご迷惑をおかけいたしました。[/char]
断りの場面
[char no=11 char=”女（困った）”]申し訳ございません。[/char]
[char no=11 char=”女（困った）”]大変失礼ですが・・[/char]
[char no=11 char=”女（困った）”]申し上げにくいのですが・・[/char]
[char no=11 char=”女（困った）”]残念ですが・・[/char]
[char no=11 char=”女（困った）”]偉そうに聞こえてしまいましたら申し訳ございません。[/char]
依頼の場面
[char no=1 char=”男（ふつう）”]恐れ入りますが・・[/char]
[char no=1 char=”男（ふつう）”]お手数ですが・・[/char]
[char no=6 char=”男（困った）”]ご迷惑をおかけしますが・・[/char]
[char no=6 char=”男（困った）”]お忙しいとは存じますが・・[/char]
[char no=1 char=”男（ふつう）”]よろしければ・・[/char]
[char no=1 char=”男（ふつう）”]お差し支えなければ・・[/char]
共感の場面
[char no=1 char=”男（ふつう）”]おっしゃるとおりです。[/char]
[char no=6 char=”男（困った）”]ご事情お察しいたします。[/char]
[char no=6 char=”男（困った）”]それは大変でしたね・・[/char]
[char no=6 char=”男（困った）”]それはご心配ですね・・[/char]
感謝の場面
[char no=13 char=”女（笑顔）”]ありがとうございます。[/char]
[char no=14 char=”女（ふつう）”]恐れ入ります。[/char]
[char no=13 char=”女（笑顔）”]お世話になりました。[/char]
[char no=14 char=”女（ふつう）”]貴重なご意見ありがとうございました。[/char]
[char no=14 char=”女（ふつう）”]今後の参考にさせていただきます。[/char]
「申し訳ございません」や「ありがとうございます」は当たり前なひとことだからこそ、つい、言いそびれてしまうことが多くあるものです。
そうならないためにも、いつ、どんなときにも、相手を思いやる気持ちを忘れないように応対しましょう。
さらに印象を和らげるときに使いたいフレーズ
では具体的によく使われる印象を和らげるフレーズも覚えておきましょう。
用件の前に添えるフレーズ
[char no=6 char=”男（困った）”]このような時間にお電話を差し上げて申し訳ございません。[/char]
[char no=14 char=”女（ふつう）”]突然お電話を差し上げて失礼いたします・・[/char]
[char no=6 char=”男（困った）”]話が長くなり、申し訳ございませんが・・[/char]
[char no=11 char=”女（困った）”]まことに勝手ではございますが・・[/char]
用件の後に添えるフレーズ
[char no=11 char=”女（困った）”]お手数をおかけして、申し訳ございませんでした。[/char]
[char no=4 char=”男性（笑顔）”]お忙しい時間にお付き合いくださり、ありがとうございました。[/char]
[char no=13 char=”女（笑顔）”]何かございましたら、私までいつでもご連絡ください。[/char]
[char no=1 char=”男（ふつう）”]ほかに説明でおわかりにくいことはございませんでしょうか？[/char]
言いにくい要望や、断り、謝罪の場面では、このようなフレーズを、用件の前、中、後に入れることによってグッと会話を和らげることができます。
ぜひ、活用して、上手にあなたの思いを言葉に乗せて、相手に伝えてみてください。