ビジネスの電話では、さまざまな場面での電話応対が要求されます。
その中で、最も難しいのが、相手への要望、断り、謝罪の場面でしょう。
しかし、そのような難しい場面でも、たったひとことを添えるだけで、相手の気持ちを害することなく、スムーズに済ませることができます。
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「ひとこと」があなたの印象をガラリと変える
電話とは言葉のキャッチボールです。
こちらが厳しい球を投げれば、相手も同じく厳しい球を投げ返してくるでしょう。
たとえば、あなたが電話をかけて用件を聞かれたとき・・
どのようなご用件ですか？
恐れ入りますが、どのようなご用件ですか？
「どのようなご用件ですか？」だけよりも、「恐れ入りますが」が添えてあるだけで、グッと印象が柔らかくなりますよね？
つまり、このひとことは相手を思いやる気持ちなのです。
では、さまざまな場面で使える、「ひとこと」を覚えて活用しましょう。
お詫びの場面
申し訳ございません。
失礼いたしました。
ご迷惑をおかけいたしました。
断りの場面
申し訳ございません。
大変失礼ですが・・
申し上げにくいのですが・・
残念ですが・・
偉そうに聞こえてしまいましたら申し訳ございません。
依頼の場面
恐れ入りますが・・
お手数ですが・・
ご迷惑をおかけしますが・・
お忙しいとは存じますが・・
よろしければ・・
お差し支えなければ・・
共感の場面
おっしゃるとおりです。
ご事情お察しいたします。
それは大変でしたね・・
それはご心配ですね・・
感謝の場面
ありがとうございます。
恐れ入ります。
お世話になりました。
貴重なご意見ありがとうございました。
今後の参考にさせていただきます。
「申し訳ございません」や「ありがとうございます」は当たり前なひとことだからこそ、つい、言いそびれてしまうことが多くあるものです。
そうならないためにも、いつ、どんなときにも、相手を思いやる気持ちを忘れないように応対しましょう。
さらに印象を和らげるときに使いたいフレーズ
では具体的によく使われる印象を和らげるフレーズも覚えておきましょう。
用件の前に添えるフレーズ
このような時間にお電話を差し上げて申し訳ございません。
突然お電話を差し上げて失礼いたします・・
話が長くなり、申し訳ございませんが・・
まことに勝手ではございますが・・
用件の後に添えるフレーズ
お手数をおかけして、申し訳ございませんでした。
お忙しい時間にお付き合いくださり、ありがとうございました。
何かございましたら、私までいつでもご連絡ください。
ほかに説明でおわかりにくいことはございませんでしょうか？
言いにくい要望や、断り、謝罪の場面では、このようなフレーズを、用件の前、中、後に入れることによってグッと会話を和らげることができます。
ぜひ、活用して、上手にあなたの思いを言葉に乗せて、相手に伝えてみてください。
