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【指定の担当者が会議中のとき】の応対例

まずは、会議が行われる前に、担当者に電話がかかってきた場合の意向を聞いておきましょう。

「□□(会社名)の▲▲さんの電話はつないでほしい」

「△△(会社名)の○○さんから電話があったら伝言を聞いておいてほしい」

などなど・・担当者の意向を聞き、メモしておきます。

できれば終了する予定時間も把握しておきましょう。

では、それ以外の人からの場合をシミュレーションして覚えておきましょう。

 

申し訳ございませんはとくに丁寧に心を込めて。
■急ぎの用件なのかを確かめる。

男(困った)

申し訳ございません。ただ今、あいにく●●は会議中でございます。○時に終了する予定ですが、お急ぎでしょうか?

 

■急ぎの場合

男(ふつう)

もしよろしければご用件を承りますが、いかがでしょうか?

※用件を聞きメモして、会議中の担当者に渡す。(名前、受けた時間も忘れずに)

 

■急ぎでない場合

男(ふつう)

では、会議が終わり次第、こちらからお電話させていただいてよろしいでしょうか?

※相手の名前、受けた時間、連絡先をメモして、会議中の担当者に渡す。

【まとめ】指定の担当者が会議中のとき

会議中であっても、電話をかけてきた相手によっては「会議の方を優先するのか」と思う人が中にはいます。

その対応策として、必ず語尾は、

「~いかかでしょうか?」

「~よろしいでしょうか?」

と、相手を気配る思いを込めて、丁寧な依頼形で応対しましょう。