最近では社内の連絡にもメールを使うことがとても多くなりました。
メールはプライベートはもちろん、ビジネスでも欠かせないツールですよね。
しかし、時には電話の方が良いときもあります。
なぜならば、電話には電話の、メールにはメールの利点があるからです。
その違いを知り、上手に電話とメールを使い分けてみましょう。
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電話とメールのちがいを知る
メールがない一昔前は、ビジネスの連絡は相手が側にいない場合、電話が大切なツールでした。
もし、今になって、その頃に戻ってしまったらすごく不便だと感じるでしょう。
なぜなら、電話は話し相手を呼び出してもらわねばいけません。
しかし、多くのメリットがあります。
今の時代は、メールという新たなコミュニケーションツールが加わったことで、電話のメリットを置き去りにしている部分があります。
ビジネスで電話とメールを上手に使い分けるためにも、まずこの2つの特性をしっかりと把握しましょう。
電話の特性
電話のメリットとデメリットは以下になります。
【メリット】
■基本的に誰とでも話せる
■相手の反応がダイレクトにわかる
■すぐに返事がもらえる
■細かい感情表現ができる
【デメリット】
■電話代のコストがかかる
■相手の時間をとってしまう
では、このような電話の特性をビジネスの場面に合わせて考えてみましょう。
緊急なときや、すぐに返事をもらいたいときは電話に限ります。
メールでは相手がいつ読むのかわからないため、このような場面には向きません。
気持ちをしっかり伝えたいときも、細かい感情を伝えることができる電話が有利です。
さらにこのような電話の特性は別にして、高齢者などメールを知らない世代には電話の方がスムーズに進むことが多々あります。
また、人によってはメールが便利なのはわかっていても、いちいち文字を打つのが面倒だというタイプもいます。
もしも、メールを送っても、電話で返事がくる相手には、
次回からは電話の方がよろしいですか？
はい、メールは面倒だから苦手なんですよ
このように確認するのもビジネスを親密に運ぶために大切な心配りでしょう。
メールの特性
メールのメリットとデメリットは以下のようになります。
【メリット】
■基本的にどの時間でも送信できる
■相手に読む時間を選んでもらえる
■証拠としてやりとりを残せる
■コストが安い
【デメリット】
■誰にでも送信できるわけではない
■相手がいつ読むのかわからない
■細かい感情を伝えにくい
では、このようなメールの特性をビジネスの場面に合わせて考えてみましょう。
ビジネスはお互い仕事をしている最中です。
電話は用件を伝えるために相手の作業をストップさせて時間を拘束しますが、メールは相手に時間を選んでもらえます。
日々の忙しい業務に追われているビジネスパーソンにとって、緊急でない用件や、時間をおいてもかまわない報告にはメールが最適でしょう。
アポイントのときは、お互いが何度でも確認できるので、行き違いを防げます。
さらに証拠として残しておきたい場合に、保存しておくことができ、トラブルの発生を避けることができます。
まとめ
最近では、電話応対が苦手なために、メールで連絡を取ってしまう人も少なくありません。
ですが、電話には電話の利点があります。
「これは電話の方がいい」と判断したときは迷わず電話しましょう。
そうすることで、他の場面でするメールにも効果がでてくるようになるのです。
このように電話とメールの特性をしっかり生かして上手に使い分けてみてください。
