想定される事前の準備をしっかりしておく

 
電話応対だけでなく、苦手なことを落ち着いてこなすためには事前の準備が大切です。

これは、「電話をかける」ときも、「電話を受ける」ときも非常に重要なことです。

では、具体的にどのような事前の準備をしておけば良いのでしょうか？

苦手な電話応対に自信を持つためにもしっかりマスターしておきましょう！

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事前にメモをしておく

私たちが緊張してしまうのは、「間違えてはいけない！」という気持ちが働くからです。

ですから、落ち着いて電話応対をするには、事前にメモ書きをしておき、それを確認しながら行うことが一番効果的です。

【電話を相手にかけるときのメモ】

■自分の会社名

■相手の会社名、部署、肩書き、フルネーム

■伝えたい用件（ポイントを箇条書き）

■もしも相手が不在だった時の対応（かけ直すのか、折り返してもらうのか）

 

【電話を受けるときのメモ】

電話を受けるときは、誰からかかってくるのか受話器をとるまではわかりません。

そのため、広い範囲での応対がスムーズにできるように固定のメモ書き、そして日々のメモ書きと分けて用意します。

【固定のメモ書き】

■自分の会社名

■よくかかってくる相手の会社名、部署、フルネーム

■自社製品のこと

【日々のメモ書き】

■会社全体の予定

■営業担当などの予定

電話応対が主な業務であっても、自社の製品などは一通り勉強し、ノートなどにまとめておいたり、ファイリングしておきましょう。

さらに、指名された取り次ぎをスムーズにするには、外出する営業担当の予定を把握してメモに加えておきましょう。

独自のテンプレートを作っておく

ビジネス電話で求められるのは、「スピーディに用件を伝えるor取り次ぐ）ことです。

電話応対に自信が持てないうちはあらゆるパターンを想定して独自のテンプレートを準備しておきましょう。

このように、実際に相手と会話している設定のテンプレートを準備しておきましょう。

さらに、基本テンプレートのほか、指名の担当者が不在のとき、会議中のとき、欠席のとき、などなど・・・あらゆるパターンを想定して、テンプレートを作っておきます。

注意したいのは、「いかにも文章を読んでいます」という感じにならないようにすること。

ビジネス電話では「用件を伝達するスピーディさ」が基本ですが、心のこもっていない機械的な声では冷たい印象になります。

そうならないためには、テンプレートの文章の「、」「。」のところで一呼吸、間をおいてゆっくりめに話すようにしましょう。

事前準備は心の深呼吸

事前準備というのは、慌てないための「心の深呼吸」です。
（準備をしたから大丈夫）という落ち着きが心の中に生まれます。

想定できる限りの準備をして苦手な電話応対に立ち向かいましょう。

 

 

事前のメモ書きや、応対テンプレートを準備するのが「恥ずかしい」などと思う必要はありません。

なぜなら、スラスラ応対しているようにみえる人も、慣れないうちは誰でも緊張しながら習得していったわけです。

むしろ、事前準備をしっかりとしているあなたをみて、「初心忘れるべからず」という気持ちが伝わり、社内の空気は引き締まるでしょう。