電話応対で相手が急いでいる場合、担当者の個人的な携帯電話の番号を聞かれることがあります。
しかし、原則として個人の携帯電話の番号は教えてはいけません。
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頼まれても携帯電話の番号はNG
急いでいるからと、社員の携帯電話の番号を聞かれても原則として教えるのはNGです。
では、その場合、どのように断ればよいでしょうか？
[char no=”36″ char=”男1(はつげん）”]営業部の●●様はいらっしゃいますでしょうか？[/char]
[char no=11 char=”女（困った）”]申し訳ございません。あいにく●●は外出しております。[/char]
[char no=”33″ char=”男1(こまる）”]え！あの、急いでいますので、●●様の携帯電話の番号を教えていただけますか？[/char]
■社の規定で教えれないことを伝える
■「できません」などの否定形は使わない
[char no=11 char=”女（困った）”]申し訳ございません。社の規定で携帯電話の番号はお伝えできかねます[/char]
■代わりの対処法を提案する
[char no=16 char=”女（発言）”]よろしければ、こちらから●●に連絡をとりまして、折り返しご連絡いたしましょうか？[/char]
[char no=”36″ char=”男1(はつげん）”]お願いします！[/char]
[char no=14 char=”女（ふつう）”]かしこまりました。それでは念のため、もう一度、会社名とお名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか？[/char]
※電話を切ったあと、すぐに担当者に連絡する。
このように、教えられない理由を「社の規定」だと述べることで相手にも納得してもらます。
また、断るときは、「できません」、「教えられません」などの否定形は、相手にきつい印象を与えてしまいます。
かならず、「できかねます」といった、断りを和らげる言葉を使いましょう。
会社の携帯電話の番号だったら？
会社から支給されている携帯電話の番号ならばどうでしょうか？
この場合、会社側の判断基準に従いましょう。
携帯番号をむやみに教えてしまうと、営業中に捕まりやすくなったり、また営業の駆け引きに影響がでることがあります。
逆に、相手と連絡がすばやくでき、円滑にやり取りを進めることができるという利点もあります。
どのように応対するのか、上司、営業担当者などに確認し、番号を教えてはいけない人のリストを作っておくのが良いでしょう。
まとめ
断ったあとの提案は相手の要望に合わせて、「折り返し」、「伝言」など臨機応変に対応しましょう。
「折り返し」という言葉を使った場合は、相手を待たせる時間は5分です。
担当者に連絡がとれない場合は、再度、相手にかけなおしましょう。
[char no=11 char=”女（困った）”]大変お待たせして申し訳ございません。●●は今、取り込んでいるようです。代わりの者でよろしければご用件をお伺いいたしますが、いかがでしょうか？[/char]
相手の緊急な用件がどのような重大事につながるかわかりません。
要望にできるだけ沿うように対応しましょう。