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指定の担当者が遅刻しているときの応対例
■かならず、申し訳ございません。から
■遅刻していることは言わず、外出に。
申し訳ございません。あいにく●●は外出しております。
■出社する時間がわかっている場合
○時頃、帰社予定となっておりますが？
わかりました。
■出社する時間が未定で相手に聞かれた場合
何時頃に戻られますか？
申し訳ございません。●●の帰社時間は未定となっております。
■提案して相手に選択してもらう
よろしければ、戻り次第こちらからお電話差し上げるようにいたしましょうか？
ありがとうございます。それではお電話お待ちしております
■もしも相手が急いでいる場合は・・
そうですか～。ん～～
よろしければ●●に連絡を取りまして折り返しお電話を差し上げるようにいたしますが、いかがでしょうか？
あ！では、お願いします！
■相手の会社名、名前、連絡先を確認する
かしこまりました。それでは念のため、もう一度、会社名とお名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか？
□□（会社名）の▲▲です。連絡は081234567までお願いします。
■相手の会社名、名前、連絡先を復唱（メモ確認）
復唱させていただきます。□□（会社名）の▲▲様。ご連絡先は081234567でよろしいでしょうか？
はい。そうです。
承りました。
※ただちに、担当者に連絡し、折り返し電話をしてもらう。
【まとめ】指定の担当者が遅刻しているとき
担当者が遅刻している場合は、その事をそのまま相手に伝えることはありません。
「あいにく、●●は外出しております。」
と、応対するのが無難でしょう。
そのあとは、外出中の応対と同じ流れとなります。
相手が急いでいるのか？そうでないのか？も含めて、相手の要望に合わせて応対しましょう。
