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指定の担当者が遅刻しているときの応対例

 

■かならず、申し訳ございません。から
■遅刻していることは言わず、外出に

女(困った)

申し訳ございません。あいにく●●は外出しております。

 

■出社する時間がわかっている場合

女(ふつう)

○時頃、帰社予定となっておりますが?

 

シニア(ふつう)

わかりました。

 

■出社する時間が未定で相手に聞かれた場合

シニア(発言)

何時頃に戻られますか?

 

女(困った)

申し訳ございません。●●の帰社時間は未定となっております。

 

■提案して相手に選択してもらう

女(ふつう)

よろしければ、戻り次第こちらからお電話差し上げるようにいたしましょうか?

 

シニア(笑顔)

ありがとうございます。それではお電話お待ちしております

 

■もしも相手が急いでいる場合は・・

シニア(こまる)

そうですか~。ん~~

 

女(発言)

よろしければ●●に連絡を取りまして折り返しお電話を差し上げるようにいたしますが、いかがでしょうか?

 

シニア(発言)

あ!では、お願いします!

 

■相手の会社名、名前、連絡先を確認する

女(ふつう)

かしこまりました。それでは念のため、もう一度、会社名とお名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか?

 

シニア(ふつう)

□□(会社名)の▲▲です。連絡は081234567までお願いします。

 

■相手の会社名、名前、連絡先を復唱(メモ確認)

女(ふつう)

復唱させていただきます。□□(会社名)の▲▲様。ご連絡先は081234567でよろしいでしょうか?

 

シニア(ふつう)

はい。そうです。

 

女(笑顔)

承りました。

※ただちに、担当者に連絡し、折り返し電話をしてもらう。

【まとめ】指定の担当者が遅刻しているとき

担当者が遅刻している場合は、その事をそのまま相手に伝えることはありません。

「あいにく、●●は外出しております。」

と、応対するのが無難でしょう。

そのあとは、外出中の応対と同じ流れとなります。

相手が急いでいるのか?そうでないのか?も含めて、相手の要望に合わせて応対しましょう。