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指定の担当者が帰宅しているときの応対例

 

■かならず、申し訳ございません。から。

女(困った)

申し訳ございません。●●は本日は退社いたしました。

 

シニア(こまる)

そうですか・・

 

■相手の様子をみながら提案する

女(ふつう)

もし、ご伝言がございましたら、お預かりいたしましょうか?

 

シニア(笑顔)

お願いします。

※伝言をメモする。

 

■相手が急いでいる場合

女(発言)

お急ぎでしたら、こちらからご連絡差し上げるように伝えますが、いかがいたしましょうか?

 

シニア(発言)

あ!お願いします!

 

■相手があまり急いでない場合

女(ふつう)

明日の午前○時には出社しておりますので、よろしければ、本人から連絡させますが、いかがいたしましょうか?

 

シニア(笑顔)

はい、お手数ですがよろしくお願いします

 

■相手の会社名、名前、連絡先を確認

女(笑顔)

かしこまりました。それでは念のため、もう一度、会社名とお名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか?

 

シニア(発言)

□□(会社名)の▲▲です。連絡は081234567までお願いします。

 

■相手の会社名、名前、連絡先、伝言を復唱(メモ確認)

女(ふつう)

復唱させていただきます。□□会社の▲▲様。ご連絡先は081234567。ご伝言は~、でよろしいでしょうか?

 

シニア(ふつう)

はい。そうです。

 

女(笑顔)

かしこまりました。

 

■伝言を預かったときは最後に自分の名前を告げる

 

女(ふつう)

私、△△といいます。では必ず●●に申し伝えます。

 

シニア(笑顔)

よろしくお願いします。

※相手の要望によって、担当者にすぐ連絡をしたり、または明朝に伝えます。

【まとめ】指定の担当者が帰宅しているとき

担当者が帰宅したことを伝える場合、

「●●は本日は失礼いたしました」と伝えるのは言葉として少し不自然です。

かといって、

「●●は本日は帰宅いたしました」と伝えては、本当に真っ直ぐ家に帰ったのかは不明なため避けた方が無難です。

「●●は本日は退社いたしました」とわかっている事実のみを伝えるのが良いでしょう。

しかし、会社によっては、「帰ったことが相手に知られるのは失礼なこと」という方針のところもあります。

そのような時は、ウソも方便として、

 

女(ふつう)

本日は外出いたしまして、社の方には戻らない予定になっております。

 

などと言うケースもあります。

このように、会社によって方針がちがうため、事前に確認しておきましょう。

注意するのは、「退社」という言葉が「退職」と聞こえないようにハッキリと発音すること。

誤解されないためにも、その後の伝言や、こちらから連絡する旨を続けて提案することが大切です。