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電話応対で、担当者が不在なときに、必須になるのが伝言メモです。
基本として、以下の項目に分けて書き込みます。
2.相手の会社名、名前
3.指定の担当者名
4.相手の連絡先
5.用件
6.電話を受けた者の名前
では、応対例をみてみましょう。
お電話ありがとうございます。○○（会社名）でございます。
いつも大変お世話になっております。ニューグロウの松山と申します。
■メモとり開始
ニューグロウの松山様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
製造部の岡本様はいらっしゃいますでしょうか？
申し訳ございません。あいにく岡本は外出しております。
そうですか。昨日送っていただいたサンプルの件でお電話いたしました。岡本様にご伝言をお願いできますでしょうか？
はい。承ります。
サンプルを確認いたしました。修正点はございませんので、よろしくお願いいたします。
■伝言を復唱しながらメモする
サンプルをご確認されて修正点はない、とのことですね？
はい。そうです。
■相手の会社名、名前、伝言を復唱
復唱させていただきます。ニューグロウの松山様。ご伝言は「サンプルを確認、修正点はなし」でよろしいでしょうか？
はい。
■伝言を預かったときは最後に自分の名前を告げる
承りました。私、田中といいます。では岡本が戻り次第、申し伝えます。
よろしくお願いします。
※伝言メモをデスクに貼っておく。担当者が帰社したとき、必ず声をかける。
【まとめ】電話応対の伝言
担当者が不在のとき、相手から頼まれた伝言は、必ず正確に伝えなければいけません。
会社ごとに決まった書式の伝言メモ用紙が用意されていることが多いです。
（市販でも手に入れることができます）
その書式に合わせて、正確にメモしていきましょう。
相手の要望に合わせて、書式を埋めていきます。
用件は、ポイントごとに箇条書きにして簡潔にまとめてメモすること。
伝言メモを担当者のデスクに貼った後、必ず、担当者に声かけをする必要があります。
「担当者が伝言を確認するまで」が取り次ぎの仕事ですので、伝言メモを貼っただけで放置しないようにしましょう。
