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【指名の担当者が会社内にいるとき】の応対例

 

■第一声の名乗りは明るい声でハッキリと

女(笑顔)

お電話ありがとうございます。○○(会社名)でございます。

 

シニア(笑顔)

いつも大変お世話になっております。□□(会社名)の▲▲と申します。

 

■相手の名前を復唱(メモする)

女(ふつう)

□□(会社名)の▲▲様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。

 

シニア(ふつう)

人事部の●●様はいらっしゃいますでしょうか?

 

■自社の社員には様を付けない。
■担当者がいるのがわかっているときは、はい、おります。を加えるとさらにok
■「ください」ではなく、いただけますか?の依頼形で。

女(ふつう)

人事部の●●でございますね。はい、おります。少々お待ちいただけますか?

 

シニア(ふつう)

はい。

※かならず保留ボタンを押す

 

■担当者がそばにいる場合(メモを見ながら正確に)

女(発言)

●●さん。外線1番に□□会社の▲▲様からお電話です。

 

■担当者が別室にいる場合(内線番号を押す。担当者が出たらメモを見ながら正確に)

女(発言)

●●さん。外線1番に□□会社の▲▲様からお電話です。

【まとめ】指名の担当者が社内にいるとき

指名の担当者が社内にいるときは、すみやかに取り次ぎをしましょう。

■忘れてはならない基本ポイントが、相手の名前と指名された担当者名の復唱です。

復唱することによって、間違いを防ぐことができ、さらに相手に安心感と信頼感を与えることができます。

■自社の社員には「様」は付けずに呼び捨てにします。(家族からの場合を除き)

■「~ください」という言い方では上から目線になるので「~いただけますか?」にします。

相手への要求、指示は、すべて「~していただけますか?」という依頼形にすることを覚えておきましょう。

■指名の担当者が近くにいても必ず保留ボタンを押しましょう。

身内の社員には声のトーンが変わりやすいものです。油断せずにしっかり保留をしましょう。