電話をかけたとき、留守電になって慌てたことはありませんか？
いつもきちんと応対できていても、いざ留守電となると「素のまま」が表に出てしまうことがあります。
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心の準備をしておく
「もしも留守電になったら」
・・と思いながら電話をかける人はあまりいないでしょう。
このように「吹き込みするときの心の準備」ができていないことが慌ててしまう原因です。
最近では個人情報保護法の影響であえて留守電に伝言を残すことは少なくなりました。
ですが、電話を受け取った相手からすると、無言の留守電は気になります。
そこで、当人以外に聞かれても差し支えない内容ならば簡潔に留守電に残すようにしましょう。
しかし、心の準備ができていなければ、いつもと違う声のトーンや話し方になりがちです。
※留守電を聞いた相手が・・
いつもとちがうなぁ・・なんだか暗いイメージ
このように思われないようにしましょう。
留守電の定型文を作る
「想定される事前の準備をしっかりしておく」の記事でも書きましたが、慣れないうちは会話パターンに沿ってテンプレートを用意するのがコツです。
そこで、留守電用のテンプレートも用意しておきましょう。
留守電は相手との会話ではないので定型文を用意しておけば十分です。
ポイントは以下の3つ
■名前
■用件
■連絡方法（再度かけるのか、かけてもらうのか）
では、この3つのポイントを入れて定型文を作ってみましょう。
「△△株式会社の●●です。□□の件でお電話いたしました。お戻りになりましたら、ご連絡をお願いします。連絡先は○○○-○○○○-○○○○です」
このように、3つのポイントを入れて、状況に合わせた定型文をいくつか作っておきましょう。
まとめ
留守電は無理に入れることはありません。
もしも自信がない場合はあえて「吹き込まない」という選択も良いでしょう。
ですが、状況によっては、絶対にメッセージを吹き込まなければならない場面も出てきます。
そこで慌てないためにも定型文を用意し、日頃から慣れておくようにしましょう。
留守電はきちんと残せば、相手に上手にアピールをすることができる便利なツールでもあります。
