電話は相手が捕まらないことには話になりません。
では、何時にかけるのが良いのでしょうか？
一般的には始業直後、昼食直後を避けた業務時間内となっています。
しかし、さらに効果的な電話をしたい場合には、状況、内容によって時間帯を選ぶ方法もあります。
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忙しい人を捕まえたいとき
話したい相手が、営業の担当者など、バタバタと忙しい人の場合はなかなか捕まりにくいものです。
このように忙しい人が相手のときは、午前中の早い時間帯がベスト。
おすすめは始業時間から30分ほど経過した頃です。
始業時間直後は、会社によってはミーティングなどがあり、避けるのが一般的なマナーです。
ただし、例外として、絶対に捕まえたい場合は、あえて始業時間の20分前も狙い目です。
始業時間前の20分前は確実に席についている時間帯であり、ほぼ100％、電話に出てもらうことができるからです。
ただし、始業前の電話はマナーにそむくことなので一般的にはおすすめできません。緊急、どうしても、という場合のみ、そのお詫びの言葉を丁寧に添えてから用件に入るようにしましょう。
朝早くから申し訳ございません
朝早くから恐れ入ります
アポイントをとりたいとき
アポイントをとりたい場合も午前中の早い時間帯が良いでしょう。
人間は目が覚めてから3時間後くらいで脳が活性化し、午前中はもっとも活動的な時間帯です。
「さぁ！やるぞ！」と気分が高まっている時間帯にアポイントをとれば承諾してもらえる確率が上がります。
おすすめは午前11時頃まで。
それ以降になると、予定がすでに入ってしまい席を外している可能性が高くなり、場合によっては、翌日にならないと連絡がとれないこともあるからです。
良い知らせと悪い知らせ
電話をかける内容によって時間帯を選ぶのも相手を配慮した良い方法です。
良い知らせの場合は、午前中の早い時間帯がベストでしょう。
朝一番の良い知らせというのは、一日の始まりとして気分良くスタートできるからです。
逆に、悪い知らせの場合は、午後の遅い時間帯がベストでしょう。
朝一番に悪い知らせを伝えると、相手はネガティブな気持ちを丸一日引きずることになります。
ですが、午後の遅い時間帯に伝えれば、あとは帰宅して眠って忘れてもらえます。
このように相手の気持ちを配慮し、良い知らせと悪い知らせを伝える時間帯を選ぶことができると、プロの電話応対といえるでしょう。
しかし、業務遂行のため早く知らせなければならない場合は時間帯を選ばず、連絡をする必要があります。
大事な商談がしたいとき
大事な商談や、むずかしい交渉をしたい場合、より電話をかける時間帯が重要です。
午前中は脳が活性化し、志気が高まっている時間帯ですが、逆をいえば、緊張感も高まっている時間帯です。
緊張感が高まっているときに大事な商談や、むずかしい交渉はうまく運べません。
おすすめは午後の2時から6時頃。
この時間帯になると、緊張感もほぐれて、リラックスしています。
大事な商談や、むずかしい交渉も、柔軟に受け止めてもらえるでしょう。
まとめ
相手にとってベストな時間帯というのは、業種によって違えば、個人の気分によっても違ってきます。
朝忙しい業種もあれば、午後から忙しい業種もあり。
朝早くは機嫌の悪い人もいれば、午後になると元気になる人もいます。
形式はあくまでも形式であり、常識内のマナーを守った上で、あとは臨機応変に対応する必要があります。
そのためには、電話をかけたときの、取引先や、担当者の様子を時間帯ごとにチェックしておきましょう。
電話応対は会社のイメージそのものになるので、相手によって配慮をし、時間帯を選ぶ必要があります。
とくに営業電話は、相手の都合に合わせることが成果を左右します。
より慎重に時間帯を選ぶようにしましょう。
