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【指定の担当者が会議中のとき】の応対例
まずは、会議が行われる前に、担当者に電話がかかってきた場合の意向を聞いておきましょう。
「□□（会社名）の▲▲さんの電話はつないでほしい」
「△△（会社名）の○○さんから電話があったら伝言を聞いておいてほしい」
などなど・・担当者の意向を聞き、メモしておきます。
できれば終了する予定時間も把握しておきましょう。
では、それ以外の人からの場合をシミュレーションして覚えておきましょう。
■申し訳ございませんはとくに丁寧に心を込めて。
■急ぎの用件なのかを確かめる。
申し訳ございません。ただ今、あいにく●●は会議中でございます。○時に終了する予定ですが、お急ぎでしょうか？
■急ぎの場合
もしよろしければご用件を承りますが、いかがでしょうか？
※用件を聞きメモして、会議中の担当者に渡す。（名前、受けた時間も忘れずに）
■急ぎでない場合
では、会議が終わり次第、こちらからお電話させていただいてよろしいでしょうか？
※相手の名前、受けた時間、連絡先をメモして、会議中の担当者に渡す。
【まとめ】指定の担当者が会議中のとき
会議中であっても、電話をかけてきた相手によっては「会議の方を優先するのか」と思う人が中にはいます。
その対応策として、必ず語尾は、
「～いかかでしょうか？」
「～よろしいでしょうか？」
と、相手を気配る思いを込めて、丁寧な依頼形で応対しましょう。
