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【指名の担当者が外出中のとき】の応対例
■申し訳ございませんはとくに心を込めて
申し訳ございません。あいにく●●は外出しております。
■戻る予定の時間がわかっている場合
あと、1時間ほどで戻る予定となっておりますが？
あ、そうですか
■戻る時間が未定で相手に聞かれた場合
何時頃に戻られますか？
申し訳ございません。●●の帰社時間は未定となっております。
■提案して相手に選択してもらう
よろしければ、戻り次第こちらからお電話差し上げるようにいたしましょうか？
ありがとうございます。それではお電話お待ちしております
■もしも相手が急いでいる場合は・・
そうですか～。ん～～
よろしければ●●に連絡を取りまして折り返しお電話を差し上げるようにいたしますが、いかがでしょうか?
お手数ですがよろしくお願いします
■相手の名前と連絡先を確認する
かしこまりました。それでは念のため、もう一度、会社名とお名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか？
□□（会社名）の▲▲です。連絡は081234567までお願いします。
■相手の名前と連絡先を復唱（メモする）
復唱させていただきます。□□（会社名）の▲▲様。ご連絡先は081234567でよろしいでしょうか？
はい。そうです。
承りました。
【まとめ】指名の担当者が外出中のとき
指定の担当者が外出のときは、相手の意向に合わせて、すみやかに応対しましょう。
その応対方法は、提案しつつも、基本は相手に選択してもらうようにします。
提案は、相手が急いでいる気配がした場合は、それに合わせた提案をしましょう。
折り返しの場合は5分以内に指定の担当者に連絡して電話をしてもらうようにします。
もしも、担当者と連絡がとれない場合、相手の急な用件がどのような重大事につながるかわかりません。
再度、相手に電話をかけなおして提案しなおしましょう。
大変お待たせして申し訳ございません。●●は今、取り込んでいるようです。別の者でよろしければ代わりにご用件をお伺いいたしますが、いかがでしょうか？
など、「なんとかしたい！」という気持ちを持って応対してみてください。
その気持ちは相手にもしっかりと伝わります。
また、日頃から、外出予定のある営業担当者などには、あらかじめ帰社時刻と電話があった場合の応対を確認しておくことが大切です。
